Onboarding und Upskilling – was bedeutet das in der Kommunalverwaltung?

Wer Stellenausschreibungen, Personalentwicklungskonzepte oder Fortbildungsprogramme liest, stolpert regelmäßig über zwei Wörter: Onboarding und Upskilling. Beide klingen nach Beratungssprache, beide sind englisch, und beide lösen in Verwaltungen gelegentlich ein Augenrollen aus – nach dem Motto: Einarbeitung und Fortbildung gibt es bei uns seit Jahrzehnten, warum jetzt neue Etiketten? Die Skepsis ist verständlich. Trotzdem lohnt ein zweiter Blick, denn hinter den Begriffen steckt eine Verschiebung im Denken, die für Personalarbeit in Kommunen, Kreisen und Landesbehörden durchaus praktische Folgen hat.

Onboarding ist mehr als „Schreibtisch, Schlüssel, Telefonverzeichnis aktualisieren“

Klassische Einarbeitung beginnt am ersten Arbeitstag und endet ungefähr dann, wenn die neue Kollegin die Aktenzeichen selbst vergeben kann. Onboarding – wörtlich „an Bord nehmen“ – meint einen deutlich längeren und breiteren Prozess. Fachlich unterscheidet man in der Personalentwicklung meist drei Ebenen:

• die fachliche Integration: Wie funktioniert das Fachverfahren, welche Rechtsgrundlagen gelten, wie läuft ein Vorgang von der Eingangspost bis zum Bescheid, welches Erfahrungswissen ist hierfür erforderlich?
• die organisatorische Integration: Wer entscheidet was, wie ist der Dienstweg, wo finde ich die Dienstanweisung, wie läuft die Zeiterfassung?
• die soziale Integration: Wer ist mein Gegenüber im Team, an wen kann ich mich mit einer dummen Frage wenden, ohne dass es peinlich wird?

Der dritte Punkt wird am häufigsten unterschätzt und entscheidet erfahrungsgemäß am stärksten darüber, ob jemand bleibt. Wer fachlich gut eingearbeitet ist, sich aber nach vier Monaten immer noch fremd fühlt, hört sich weiter um.

Dazu kommt zeitlich ein Stück vorgelagerte Arbeit, das häufig Preboarding genannt wird: die Phase zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. Gerade hier verlieren Verwaltungen Menschen. Wenn zwischen Zusage und Dienstantritt drei Monate Funkstille herrschen, während die Privatwirtschaft parallel mit kurzen Wegen wirbt, ist die Absage kurz vor Dienstbeginn keine Überraschung. Ein Anruf der Führungskraft, eine Einladung zum Teamfrühstück, die rechtzeitig bestellte Hardware – das ist keine nette Geste, sondern ausgesprochen vielversprechend für die Integration.

Warum das Thema in der öffentlichen Verwaltung besonders drückt

Mehrere Entwicklungen treffen zusammen. Erstens gehen die geburtenstarken Jahrgänge in den Ruhestand und nehmen Erfahrungswissen mit, das nirgends dokumentiert ist. Zweitens rekrutieren Verwaltungen zunehmend außerhalb der klassischen Laufbahnausbildung – Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger bringen oftmals relevantes Fachwissen mit, aber kein Verwaltungsverfahrensrecht, kein Spezialrecht zu den relevanten Rechtsgrundlagen, keine Haushaltssystematik und keine Routine im Umgang mit der Fallbearbeitung. Drittens verändern Digitalisierung und Rechtsänderungen die Anforderungen an vorhandene Beschäftigte laufend.

Onboarding adressiert die ersten beiden Punkte, Upskilling den Dritten. Und genau deshalb gehören sie zusammen.

Upskilling – was bedeutet es?

Umgangssprachlich läuft es unter „Fortbildung“. Upskilling bedeutet, vorhandene Kompetenzen für dieselbe oder eine ähnliche Tätigkeit auf ein höheres oder erweitertes Niveau zu bringen. Die Sachbearbeiterin im Sozialamt bleibt Sachbearbeiterin im Sozialamt, arbeitet aber künftig mit einem neuen Fachverfahren, mit E-Akte und mit veränderten Rechtsgrundlagen.

Der Mehrwert des Begriffs Upskilling liegt weniger im Wort selbst als in der dahinterstehenden Logik: Nicht „Wer hat noch Fortbildungstage übrig?“, sondern „Welche Kompetenzen braucht dieses Amt jetzt und in zwei bis drei Jahren, und wie kommen wir dahin?“ Das ist strategische Personalentwicklung statt Katalogbestellung.

Der rechtliche Rahmen – kurz und nüchtern

Ganz ohne Vorschriften geht es nicht. Für Tarifbeschäftigte enthält § 5 TVöD eine ausdrückliche Regelung zur Qualifizierung: Ein hohes Qualifikationsniveau und lebenslanges Lernen werden dort als gemeinsames Interesse von Arbeitgebern und Beschäftigten beschrieben; vorgesehen sind unter anderem regelmäßige Gespräche über den Qualifizierungsbedarf sowie Regelungen zur Kostentragung und zur Anrechnung von Qualifizierungszeiten. Die Einzelheiten – und insbesondere, was „regelmäßig“ konkret heißt – ergeben sich aus dem Tarifwortlaut und aus Dienstvereinbarungen vor Ort. Für Beamtinnen und Beamte greifen die landesrechtlichen Regelungen zur Fortbildung, die in NRW im Landesbeamtenrecht und in ergänzenden Verwaltungsvorschriften verankert sind.

Also doch nichts Neues?

Neu sind die Begriffe, nicht die Aufgaben. Neu ist allerdings der Druck: Bei angespanntem Arbeitsmarkt ist misslungenes Onboarding teuer, und bei schnellem Aufgabenwandel ist unterlassenes Upskilling ein Risiko für die Funktionsfähigkeit ganzer Ämter. Wer die englischen Vokabeln nicht mag, kann sie durch „Einarbeitung, die diesen Namen verdient“ und „vorausschauende Kompetenzentwicklung“ ersetzen. Wichtig ist nicht das Wort, sondern dass jemand zuständig ist, dass es einen Plan gibt und dass er nach sechs Monaten überprüft wird.

Und was hat das alles mit dem ifV zu tun?

Die beiden Begriffe bezeichnen gut, was das ifV in seiner Entwicklung bis heute bei der Konzeption von Fortbildungsangeboten ausgemacht hat. Es war zunächst der Aspekt des Upskillings im oben benannten Sinne, die schon vor über 25 Jahren bei Gesetzesänderungen zu Einzelveranstaltungen geführt hat. Hier wurden die Autoren der Gesetze und Verordnungen in Austausch mit den Anwenderinnen und Anwendern insbesondere aus Kommunalverwaltungen gebracht oder es wurde der Umgang mit den gesetzlichen Änderungen im Arbeitsalltag durch erfahrene Praktikerinnen und Praktiker thematisiert. Beispiele hierfür waren auf Novellen im Beamtenrecht, den NKF-Weiterentwicklungsgesetzen (NKFWG), der Reformen zum Unterhaltsvorschuss (UVG), zum Wohngeld, zum Umgang mit „Konsum-Cannabis“ und vieles mehr. Hier sind häufig Trends festzustellen wie im Haushaltswesen, im Steuerrecht, oder aktuell zur Orientierung und ersten Anwendung von Tools der Künstlichen Intelligenz (KI), die den Arbeitsalltag und die erforderlichen Vorkenntnisse vieler stark beeinflussen.

Onboarding im oben genannten Sinne kann nicht wirklich outgesourct werden, aber es kann gerade zur fachlichen Einarbeitung eine wichtige Unterstützung zur Ausfüllung von Kompetenzprofilen geboten werden. Hier liegt die Kompetenz des ifV seit gut 20 Jahren. Ausgangspunkt war die Erkenntnis, dass mit „Anlagenbuchhaltung“ plötzlich ein Stellenprofil in Kommunalverwaltungen entstanden war, das es zuvor nicht gab. Das Ergebnis war ein erster eigener Kurs von damals 12 Schulungstagen, der seitdem über 50-mal durchgeführt wurde. Seitdem sind inzwischen unzählige Kurse entstanden, im Finanzwesen, in der Rechnungsprüfung, aber auch in Bereichen wie der wirtschaftlichen Jugendhilfe, der Sachbearbeitung in der Grundsicherung nach SGB XII, der Fachkraft für Schülerfahrtkosten, in denen neben rechtlichen Grundlagen auch viel Praxiswissen zur Fallbearbeitung mitgegeben werden. Zudem gibt es zahlreiche Bereiche, in denen aus Einzelseminaren oder Modulen für Einsteigerinnen und Einsteiger ein Programm zusammengestellt werden kann, so zum Beispiel beim Unterhaltsvorschuss, in den Beistandschaften, bei den Asylbewerberleitungen im Sozialamt und weitere. Viele Kommunen nutzen diese Kursangebote systematisch und zeitgerecht. Und die Konzeption im ifV läuft weiter…