Datenschutz

Datenschutzerklärung nach der DSGVO

A. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist das:

Institut für Verwaltungswissenschaften gGmbH
Munscheidstraße 14
45886 Gelsenkirchen
Deutschland
Tel.: 0209/167-1220
E-Mail: gmbh@ifv.de

vertreten durch den Geschäftsführer als gesetzlichem Vertreter.

B. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers.

C. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Soweit für einzelne Verarbeitungen feste Fristen gelten, nennen wir sie im jeweiligen Abschnitt dieser Erklärung.

D. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst das System automatisiert Daten und Informationen, die Ihr Browser übermittelt (sog. Server-Logfiles). Dies umfasst den Browsertyp, das Betriebssystem, die Referrer-URL, den Zeitpunkt des Zugriffs sowie die gekürzte IP-Adresse. Diese Daten werden zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs benötigt. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

D.1 Webanalyse mit Matomo

Diese Website verwendet Matomo, eine Open-Source-Software zur statistischen Auswertung der Nutzung. Matomo wird ausschließlich auf unseren eigenen Servern betrieben; Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der statistischen Analyse des Nutzerverhaltens zur Optimierung unseres Webangebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dabei setzen wir folgende Maßnahmen zum Schutz Ihrer Privatsphäre ein:

  • Keine Cookies: Matomo arbeitet vollständig ohne Tracking-Cookies. Es werden keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen.
  • IP-Anonymisierung: Ihre IP-Adresse wird um zwei Bytes gekürzt (z. B. 192.168.xxx.xxx), sodass ein Personenbezug ausgeschlossen ist.
  • Kein Drittlandtransfer: Sämtliche Daten verbleiben auf unseren Servern in Deutschland.
  • Do-Not-Track: Wir respektieren die Do-Not-Track-Einstellung Ihres Browsers. Ist diese aktiviert, erfolgt keine Erfassung.

Da weder Cookies gesetzt noch andere Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist nach § 25 TDDDG (ehem. TTDSG) keine Einwilligung erforderlich.

Sie können die Erfassung durch Matomo dennoch jederzeit unterbinden:

E. Cookies und Speicherung auf Ihrem Endgerät

Diese Website setzt Cookies nur in dem Umfang ein, der für ihren Betrieb erforderlich ist. Cookies von Drittanbietern werden nicht verwendet: alle eingesetzten Skripte werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert, wir binden keine Inhalte über fremde Content-Delivery-Netzwerke ein.

Über Cookies hinaus werden bei bestimmten Funktionen Informationen im Speicher Ihres Browsers abgelegt. Das betrifft:

  • KI-Assistent: Nutzen Sie unseren KI-Assistenten, wird der Gesprächsverlauf im lokalen Speicher Ihres Browsers gehalten, damit er beim Wechsel zwischen Seiten erhalten bleibt. Zusätzlich merkt sich ein Cookie für 24 Stunden, dass Sie den Hinweis zum Assistenten bestätigt haben. Näheres unter K. KI-Assistent.
  • Anmeldung und Nutzerkonto: Melden Sie sich an, setzen wir die für die Sitzung technisch notwendigen Cookies. Sie werden mit der Abmeldung beziehungsweise dem Ablauf der Sitzung ungültig.
  • Klick-Kennung aus Online-Anzeigen: Rufen Sie unsere Seite über eine Google-Anzeige auf, wird die von Google an die Adresszeile angehängte Klick-Kennung für die Dauer Ihres Besuchs im Sitzungsspeicher Ihres Browsers gehalten und bei einer Seminaranmeldung mit übertragen. Sie dient allein der Erfolgsmessung unserer Anzeigen. Mit dem Schließen des Browser-Tabs wird sie gelöscht. Näheres unter G. Anmeldung zu Veranstaltungen.

Alle genannten Informationen können Sie über die Einstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen. Wie Sie der Webanalyse widersprechen, steht in Abschnitt D.1.

F. Newsletter

Auf unserer Internetseite besteht die Möglichkeit einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Es werden folgende Daten erhoben: (1) Name, (2) Vorname, (3) E-Mail-Adresse (Pflichtfelder), (4) Verwaltung/Behörde, (5) Auswahl an Themenfeldern. Das Abonnement kann jederzeit gekündigt werden.

Für die Verwaltung und den Versand nutzen wir die Software Mautic auf unserem eigenen Server; eine Weitergabe Ihrer Daten an einen Versanddienstleister findet nicht statt. Die Anmeldung erfolgt im Doppel-Bestätigungsverfahren: Sie erhalten zunächst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, erst nach dessen Aufruf nehmen wir Sie in den Verteiler auf. Ihre Anmeldung und die Bestätigung protokollieren wir, um die Einwilligung nachweisen zu können. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

G. Anmeldung zu Veranstaltungen

Bei der Anmeldung werden folgende Daten erhoben: Institution, Fachbereich, Name, Vorname, Adresse, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail (Pflichtfelder). Mit der Anmeldung wird die Zustimmung gegeben, die Daten für Seminarverwaltung, Rechnungsstellung und Teilnehmendenlisten zu verwenden.

Sind Sie über eine Google-Anzeige zu uns gelangt, wird zusätzlich die von Google übergebene Klick-Kennung mit dem Anmeldedatensatz gespeichert. Die Kennung selbst enthält keine Angaben zu Ihrer Person; da sie gemeinsam mit Ihrer Anmeldung gespeichert wird, behandeln wir sie wie die übrigen Anmeldedaten. Sie dient ausschließlich dazu, den Erfolg unserer Anzeigen zu messen, und wird nicht für Profilbildung oder Werbung genutzt.

Für die Teilnahme an Online-Seminaren und für den Zugang zu den Kursunterlagen legen wir Ihnen mit der Anmeldung ein Nutzerkonto an, sofern noch keines besteht. Näheres unter J. Nutzerkonto und zentrale Anmeldung.

H. Lernportal und Online-Seminare

Unser Lernportal („e-Schulungs-Center“) betreiben wir mit der Software Moodle unter moodle.ifv.de. Dort erhalten Teilnehmende Zugang zu den Unterlagen und Selbstlerninhalten ihrer Seminare. Die Anmeldung erfolgt über den in Abschnitt J beschriebenen Anmeldedienst mit individuellem Passwort. Betrieb und Speicherung erfolgen auf unseren eigenen Servern im Rechtsgebiet der Europäischen Union.

Im Lernportal werden verarbeitet: Ihr Nutzerkonto, Ihre Kurszugehörigkeiten, Ihre Bearbeitungsstände und Kursabschlüsse sowie Protokolle Ihrer Aktivitäten im Kurs, etwa der Aufruf von Materialien. Die Protokolle dienen der Nachvollziehbarkeit des Lernfortschritts und dem technischen Betrieb. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Seminarvertrags).

Live-Webseminare führen wir unter lernraum.ifv.de mit der Software BigBlueButton ebenfalls auf eigenen Servern durch. Von Webseminaren können Aufzeichnungen angefertigt werden; darauf werden Sie vor Beginn hingewiesen. Aufzeichnungen sind zwei Wochen zugänglich und werden anschließend gelöscht.

I. Kartendienst OpenStreetMap

Auf unserer Anreise-Seite bieten wir eine interaktive Karte des Dienstes OpenStreetMap an, betrieben von der OpenStreetMap Foundation (OSMF), St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich. Die Karte wird nicht automatisch geladen: Erst wenn Sie den Button „Karte laden“ anklicken, wird eine Verbindung zu den Servern der OSMF hergestellt; dabei werden Ihre IP-Adresse und die zur Auslieferung der Karte notwendigen technischen Daten übertragen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie durch den Klick erteilen und deren Wirkung mit dem Verlassen der Seite endet. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Informationen zur Datenverarbeitung durch die OSMF finden Sie unter wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy.

J. Nutzerkonto und zentrale Anmeldung

Für den Zugang zu Ihrem persönlichen Bereich und zum Lernportal betreiben wir unter idp.ifv.de einen eigenen Anmeldedienst. Dort werden Ihr Benutzername, Ihr Vor- und Nachname, Ihre E-Mail-Adresse, eine gegebenenfalls angegebene Telefonnummer sowie Ihr Passwort in verschlüsselter Form verarbeitet. Der Dienst läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland; eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Melden Sie sich zu einem Seminar an, legen wir dort automatisch ein Konto für Sie an, sofern noch keines besteht. Sie benötigen es für die Teilnahme an Online-Seminaren und für den Zugang zu den Kursunterlagen; über die Zugangsdaten informieren wir Sie im Zusammenhang mit der Seminareinladung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Seminarvertrags).

Die Anlage und Zuordnung dieser Konten protokollieren wir, um Fehler bei der Zuordnung nachvollziehen und beheben zu können. Ihr Konto können Sie jederzeit löschen lassen; wenden Sie sich dazu an die in Abschnitt A genannte Adresse. Bitte beachten Sie, dass Sie danach keinen Zugriff mehr auf Ihre Kursunterlagen und Teilnahmenachweise im Lernportal haben.

K. KI-Assistent

Auf unserer Website steht ein KI-Assistent zur Verfügung, der Fragen zum ifV und zu unserem Seminarangebot beantwortet. Die Nutzung ist freiwillig; der Assistent öffnet sich erst, wenn Sie ihn anklicken. Sie erkennen an der Begrüßung, dass Sie mit einem KI-System sprechen und nicht mit einem Menschen.

Was mit Ihrer Eingabe geschieht: Ihre Frage wird zunächst auf unserem eigenen Server verarbeitet, um passende Textstellen aus unseren Website-Inhalten und Seminardaten zu finden. Diese Suche verlässt unsere Server nicht. Für die Formulierung der Antwort werden Ihre Frage und die gefundenen Textstellen anschließend an OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Irland, mit Verarbeitung auch durch OpenAI OpCo, LLC in den USA) übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem verständlichen, jederzeit verfügbaren Auskunftsangebot zu unserem Seminarprogramm (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten ein, weder Ihre eigenen noch die von Dritten, insbesondere keine Angaben aus Verwaltungsvorgängen. Für persönliche Anliegen nutzen Sie bitte unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an.

Speicherung: Der Gesprächsverlauf wird im Speicher Ihres Browsers gehalten, damit er beim Wechsel zwischen Seiten erhalten bleibt; Sie können ihn über die Einstellungen Ihres Browsers löschen. Zusätzlich speichern wir die Verläufe auf unserem Server, um den Assistenten zu verbessern und Störungen nachvollziehen zu können.

Hinweis zur Zuverlässigkeit: Der Assistent erzeugt seine Antworten maschinell. Sie können unvollständig oder falsch sein und stellen keine Rechtsauskunft dar. Verbindlich sind ausschließlich die Angaben auf unseren Seminarseiten und die Auskünfte unserer Mitarbeitenden.

L. Videos

Videos auf unserer Website betreiben wir selbst: Sie werden von unserem eigenen Videoserver unter video.ifv.de ausgeliefert. Dienste Dritter wie YouTube oder Vimeo sind nicht eingebunden, eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt.

Beim Abspielen eines Videos werden die in Abschnitt D beschriebenen Zugriffsdaten verarbeitet. Eine Auswertung Ihres Sehverhaltens findet nicht statt.

M. Versand von E-Mails

Für den zuverlässigen Versand automatischer E-Mails — etwa der Bestätigung Ihrer Seminaranmeldung, der Antwort auf eine Terminanfrage oder von Zugangsinformationen zu Ihrem Nutzerkonto — setzen wir den Dienst Mailgun ein, betrieben von der Sinch Group. Der Versand erfolgt über Rechenzentren in der Europäischen Union. An Mailgun werden dabei Ihre E-Mail-Adresse sowie der Inhalt der jeweiligen Nachricht übermittelt; eine Nutzung Ihrer Daten zu eigenen Zwecken des Anbieters findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Seminarvertrags beziehungsweise die Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für rein organisatorische Systemnachrichten stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden E-Mail-Versand (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Versand unseres Newsletters erfolgt hiervon unabhängig über unsere eigene Infrastruktur (siehe Abschnitt F).

N. Rechte der betroffenen Person

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
  • Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an die in Abschnitt A genannte Adresse oder an gmbh@ifv.de. Für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Stand: 11. August 2026