Welche Aufgabe eignet sich idealerweise für den ersten Versuch mit KI?

In jeder KI-Schulung taucht irgendwann die Frage auf: „Klingt alles einleuchtend, aber womit fange ich morgen früh an?“. Denn die Gefahr ist groß, dass man zwar loslegt und irgendetwas eintippt, am Ende aber ein unbefriedigendes Ergebnis erhält und das Thema gleich wieder ad acta legt.

Viele suchen zunächst das größte Problem im Amt. Ergiebiger ist die Aufgabe, die Sie persönlich am meisten nervt. Woran Sie diese erkennen, lässt sich an drei Merkmalen festmachen:

1. Die Aufgabe wiederholt sich. Gemeint ist eine Tätigkeit, die regelmäßig anfällt: Prüfkonzeptionen, wiederkehrende E-Mails, das Strukturieren von Feststellungen, Checklisten für Verfahren, die Sie ohnehin kennen, Ausschreibungen. Ein seltener Sonderfall eignet sich wenig, weil der Aufwand für einen guten Prompt nur einmalig zu einem Ergebnis führt. Als Faustregel hat sich bewährt: Wenn Sie eine Aufgabe häufiger als dreimal in ähnlicher Form bearbeitet haben, ist diese eine Kandidatin.

2. Die Aufgabe besteht im Kern aus Sprache. Sprachmodelle sind darauf spezialisiert, Texte zu formulieren, zu gliedern, zusammenzufassen und umzuschreiben. Ein großer Teil der Verwaltungsarbeit besteht genau darin, nämlich fachliches Denken in Text zu überführen. Dort überschneiden sich beide Seiten. Sprachlich heißt nicht, dass alles andere ausfällt. Rechnen und Programmieren funktionieren gut, brauchen aber eine Kontrolle, die einen falschen Wert auch findet. Für den ersten Versuch bleibt Text der einfachere Weg.

3. Der Aufwand entsteht beim Formulieren. Das ist das Merkmal, das am häufigsten übersehen wird. Es geht um Aufgaben, die Zeit kosten, obwohl sie fachlich unkompliziert sind: Die zehnte ähnliche E-Mail, das erneute Sortieren bekannter Inhalte, die Suche nach einer sachlichen und zugleich angemessenen Formulierung. Bei der rechtlichen Bewertung eines Falls kann die KI durchaus unterstützen. Sie brauchen dafür aber das Fachwissen, um das Ergebnis prüfen zu können. Für den ersten Versuch nehmen Sie also eine Aufgabe, bei der der Engpass die Formulierung ist.

Kommen alle drei Merkmale zusammen, haben Sie Ihren ersten Use Case.

Der Weg von dort zum Prompt ist kurz: Formulieren Sie den Kern der Aufgabe in einem Satz: Was soll am Ende herauskommen? Klären Sie auch, welche Informationen die KI braucht, die für diese nicht offensichtlich sind. Und legen Sie fest, welches Format das Ergebnis haben soll.

Ein Beispiel, das diese Kriterien erfüllt, ist das Besprechungsprotokoll. Sie haben Ihre Stichpunkte, unstrukturiert und knapp. Der Prompt dazu (über die Eingabe persönlicher Daten gleich mehr):

Du bist Protokollführerin in einer Gemeindeverwaltung. Erstelle aus den folgenden Notizen ein strukturiertes Protokoll mit Datum, Teilnehmenden, Tagesordnungspunkten, Ergebnissen je TOP sowie Aufgaben mit Zuständigkeit und Frist, soweit genannt. Sachliche, klare Sprache. Erfinde keine Informationen, die nicht in den Notizen stehen.<<

Der Rohtext liegt danach in wenigen Minuten vor. Namen und Fristen bestätigen Sie selbst, die Tipparbeit entfällt.

Allerdings ist einiges zu beachten: Der erste Prompt sitzt selten. Rechnen Sie mit zwei, drei Überarbeitungen, bis das Ergebnis brauchbar ist; das gehört zum Handwerk und spricht nicht gegen die Aufgabe. Der Einstieg scheitert nach unserer Erfahrung selten an der Technik. Nach den ersten guten Versuchen kommt der Alltag zurück und das Ganze verpufft.

Die o. g. Merkmale beantworten nur die Eignungsfrage. Ob die Aufgabe überhaupt zulässig ist, steht auf einem anderen Blatt und muss eigens geprüft werden. Denn dort bleiben Fragen offen, die sich am schwersten „im stillen Kämmerlein“ beantworten lassen:

• Welche Angaben dürfen überhaupt in ein solches Tool? Die Besprechungsnotiz aus dem Beispiel enthält Namen, vielleicht auch einen Vorgang…
• Welche Tool-Unterschiede gibt es? Zwischen einer frei zugänglichen Webversion und einer dienstlich beschafften Lösung liegt rechtlich einiges, das man kennen sollte, bevor man sich für eines entscheidet.
• Und woran merken Sie, dass eine Aufgabe die genannten Kriterien nur scheinbar erfüllt?

Genau diesen Fragen gehen wir im KI-Führerschein für kommunale Verwaltungen konkret nach. Es ist eigentlich gar nicht so kompliziert – versprochen.