KI & Digitalisierung
In vielen Verwaltungen wird längst mit KI gearbeitet. Über private Accounts, im Browser-Tab neben dem Fachverfahren, manchmal ohne Regelung und häufig ohne Wissen der Leitung. Die Entscheidung über das „Ob“ ist damit faktisch gefallen. Offen bleibt, ob alles geordnet abläuft. Hilft hier eine Schulung? Schließlich gilt Artikel 4 der EU-KI-Verordnung (seit dem 27. Juli 2026 in geänderter Fassung, angepasst durch die Verordnung (EU) 2026/1744): Anbieter und Betreiber ergreifen danach Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Niveau je Person muss dabei niemand garantieren.
Über die Wirksamkeit sagt das alles nichts. Eine Verwaltung kann ihr gesamtes Fortbildungsbudget in KI stecken und danach dieselben Arbeitsabläufe befolgen wie vorher. Ob ein Seminar oder Kurs im Haus tatsächlich etwas bewirkt, entscheidet sich NACH dem Termin:
Vielleicht wird ein paar Tage lang ausprobiert. Dann kommt der Alltag zurück, der Stapel auf dem Schreibtisch, die dringende Bürgeranfrage. Das Tool landet hinten im Browser-Tab, und nach zwei Wochen erinnert sich niemand mehr an den Prompt, der so gut funktioniert hat. Wir nennen es das „Problem der Verpuffung“.
Wir greifen drei Maßnahmen heraus, die dagegenwirken können. Diese sind alle organisatorischen Ursprungs und praktisch kostenlos:
Der größte Hebel ist eine gemeinsame Prompt-Bibliothek. Ein Dokument auf dem Laufwerk, in das jeder Prompt wandert, der funktioniert hat, mit einer kurzen Notiz dazu: wofür, von wem, wann getestet. Danach fängt niemand mehr bei null an.
Dazu kommt ein Austauschformat, das keinen eigenen Termin braucht. Fünf Minuten in einer Besprechung, die ohnehin stattfindet, mit einer einzigen Frage: „Was hat bei euch diese Woche gut funktioniert?“
Und es braucht die erkennbare Kultur, kleine Erfolge zu erwähnen. „Das habe ich heute mit KI gemacht, ging deutlich schneller.“ Solche Nebensätze bewirken mehr als eine Digitalstrategie, allerdings nur, wenn im Haus klar ist, dass sie erwünscht sind.
Diese Punkte kann eine Schulung nicht liefern. Im Alltag hat berispielsweise die Führungskraft Vorbildcharakter und kann entsprechende Leitplanken setzen.
Allerdings ist einiges zu beachten: KI ersetzt keine Stelle. Der gesamte Ertrag hängt daran, dass am Ende jemand mit Fachwissen darüber schaut. Ohne diese Prüfung wird aus dem Zeitgewinn ein Risiko. Rechnen Sie außerdem damit, dass eine einmalige Schulung altert. Tools und Rechtsrahmen verändern sich derzeit im Halbjahrestakt.
Was es darüber hinaus zu bedenken gilt:
Womit sollte eine Mitarbeiterin anfangen, damit aus dem ersten Versuch ein zweiter wird?
Woran liegt es, wenn zwei Personen dieselbe Aufgabe stellen und völlig unterschiedliche Ergebnisse zurückbekommen?
Und wie halten Sie fest, dass Ihr Haus tatsächlich Schulungs-Maßnahmen ergriffen hat?
Diesen Fragen gehen wir im KI-Führerschein für kommunale Verwaltungen konkret nach.