Der Beitrag von Fortbildung im Onboarding auf einer neuen Stelle

Die ersten Wochen auf einer neuen Stelle verlaufen in der Verwaltung oft sehr kurzweilig. Man gewinnt viele neue Eindrücke und bekommt zahlreiche Impulse für die Tätigkeit von Kolleginnen und Kollegen. Entscheidend ist aber der Zeitpunkt, an dem eine eigenständige Fallbearbeitung gefordert sein wird. Genau an dieser Stelle zeigt sich, mit welchen Wissenslücken der Stellenwechsel tatsächlich verbunden ist.

Was die generalistische Ausbildung leistet

Die Ausbildungs- und Studiengänge für den Verwaltungsdienst sind bewusst breit angelegt. Vermittelt werden Allgemeines Verwaltungsrecht, Verfahrensabläufe, Bescheidtechnik, Grundzüge des Haushalts- und Dienstrechts. Das ist ein Grundgerüst, das auf fast jedem Arbeitsplatz trägt.

Was es meist nicht enthält, ist das Fachrecht der konkreten Stelle. Wer vom Ordnungsamt in die Wohngeldstelle wechselt, nimmt Methodik mit und beginnt beim materiellen Recht von vorn. Dieser Zuschnitt ist gewollt, weil er Versetzbarkeit sichert. Er verlagert den Erwerb des Fachwissens aber großenteils in die Zeit nach dem Stellenantritt. Zwar sind einige fachlichen Themenfelder auch im Curriculum der Ausbildungsgänge vorgesehen, es fehlt hier aber oftmals der Praxiskontext, sofern nicht zufällig gerade die betreffenden Praxisanteile in diesen Fachbereichen abgeleistet werden.

Drei Wissensarten, die sich unterschiedlich schnell aufbauen

In der Einarbeitung laufen parallel drei Lernprozesse mit sehr unterschiedlicher Geschwindigkeit:

• Fachrecht der neuen Aufgabe: anspruchsvoll, systematisch, kaum durch Zuschauen erwerbbar.
• Verfahrens- und Systemwissen: Fachverfahren, Aktenführung, Fristenkontrolle. Lässt sich gut am konkreten Fall lernen.
• Haus- und Kontextwissen: Zuständigkeiten, interne Erlasslage, Abstimmungswege; entsteht fast ausschließlich über Kolleginnen und ;ollegen.

Der praktische Wert dieser Unterscheidung liegt in der Diagnose. Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger aus der Privatwirtschaft bringen häufig wertvolle Kenntnisse mit aber es fehlt ihnen das Verwaltungsgrundgerüst, also der sichere Umgang mit Verwaltungsakt, Anhörung, Begründung und Rechtsbehelf. Bei Stellenwechslerinnen und Stellenwechslern innerhalb derselben Behörde liegt der Fall umgekehrt: Methodik und Hauswissen sitzen oftmals, das Fachrecht ist meist neu.

Diese zweite Gruppe wird in der Einarbeitungsplanung regelmäßig unterschätzt. Die Routine trägt über die ersten Wochen, Fehler im Fachrecht fallen erst bei der Nachbearbeitung oder möglicherweise im Widerspruchsverfahren auf.

Eine Faustregel zum Zeitpunkt – Die Henne und das Ei

Grundsätzlich sollte die Bearbeitungskompetenz bereits erworben sein, wenn sie im Arbeitsalltag benötigt wird. Andererseits wirkt Fortbildung im Onboarding nach unserer Erfahrung am besten, wenn die Teilnehmenden bereits eigene Fälle bearbeitet haben. Vorher fehlen die Anker, an denen sich Stoff festmachen lässt, und dem Seminar fehlt der Kontext, es bleibt abstrakt. Wird zu lange gewartet, haben sich Arbeitsroutinen verfestigt, die dann nur noch mit Widerstand korrigiert werden. Zusammenfassend sollte die fachliche Einarbeitung und die fachliche Fortbildung Hand in Hand gehen, was besonders dann der Fall ist, wenn die Fortbildungsaktivitäten früh beginnen und sich über einige Wochen der Einarbeitungsphase erstrecken.

Ein zweiter Punkt betrifft die Quelle des Wissens. Was ausschließlich durch Mitlaufen bei erfahrenen Kolleginnen und Kollegen gelernt wird, reproduziert die bestehende Praxis, ohne das Themenfeld selbst systematisch zu erschließen. Eine externe Fortbildung liefert den Abgleich mit dem geltenden Stand, und erschließt die Möglichkeit zur Reflexion der Arbeitsweise. Dieser Effekt ist oft wertvoller als der reine Wissenszuwachs. Praktisch bedeutet das, die Qualifizierung aus der Aufgabenbeschreibung abzuleiten statt aus dem Seminarkatalog. Welche Entscheidungen soll die Person nach sechs Wochen oder auch sechs Monaten eigenständig treffen? Daraus ergibt sich die Reihenfolge der Bausteine.

Was dabei zu beachten ist

Fortbildung ersetzt keine Einarbeitung. Sie setzt voraus, dass im Haus jemand benannt ist, der für Rückfragen zur Verfügung steht und der weiß, dass er diese Rolle hat. Fehlt diese Person, verpufft auch ein gut platziertes Seminar. Hinzu kommt der Transfer. Seminare arbeiten mit verallgemeinerten Fallkonstellationen, während die Besonderheiten der eigenen Behörde, örtliche Satzungen und interne Dienstanweisungen dort nur begrenzt abgebildet werden können. Ohne eine Nachbereitung, in der das Gelernte auf die eigene Aktenlage bezogen wird, bleibt ein Teil des Ertrags liegen. Und schließlich kostet Fortbildung Arbeitszeit in einer Phase, in der der Rückstand ohnehin wächst.

Der Beitrag der ifV-Angebote

Das ifV bietet eine Vielzahl von fachlichen Kursen und Seminaren für Einsteigerinnen und Einsteiger. Das sind teilweise Kompaktkurse oder umfänglichere Kursprogramme, so in Themenfeldern wie „Haushalt und Finanzen“, „Rechnungsprüfung“, teilweise im Sozialbereich, oder zum Beispiel im der „Wirtschaftlichen Jugendhilfe“. Hier wurden das typische Grundwissen für die Fallbearbeitung in den Kursprogrammen konzentriert.
Außerdem gibt es in den Fachthemen ein breites Angebot ein Einstiegsseminaren, so im Ordnungswesen, Friedhofswesen, in der Kinder-, Jugend- und Familienhilfe, der Schulverwaltung, der Personalverwaltung oder im Sozialbereich. Hieraus kann schnell ein sinnvolles Programm zusammengestellt werden. Allen Angeboten ist gemein, dass sie von Dozentinnen und Dozenten geleitet werden, die sowohl die theoretische oder rechtliche Basis wie auch die Berfufspraxis der Bearbeitung vermitteln können.