Digitale Jahresabschlussprüfungen – Datenorientierte Prüfungsansätze für kommunale Rechnungsprüfungen

Kommunale Jahresabschlüsse werden digital erstellt, geprüft werden sie jedoch vielfach noch mit Methoden, die stark von Listen, Einzelfallauswahlen und manuellen Abstimmungen geprägt sind. Datenorientierte Prüfungsansätze erweitern diesen Werkzeugkasten. Sie ermöglichen größere Prüfungsumfänge in derselben Zeit, beschleunigen wiederkehrende Prüfungshandlungen und machen Muster sichtbar, die in Einzelbelegen kaum erkennbar wären. Dazu gehören etwa ungewöhnliche Ziffernverteilungen, auffällige Buchungskombinationen oder Abweichungen im Three-Way-Match.
Der fachliche Fortschritt liegt nicht in möglichst viel Technik, sondern in der Verbindung von Fehlerrisiko, Wesentlichkeit, Prüfungsziel, Datenbestand, Prüfungshandlung, Evidenz und Schlussfolgerung. Eine Analyse ist erst dann prüferisch wertvoll, wenn Datenherkunft, Grundgesamtheit, Methode, Trefferklärung und Grenzen nachvollziehbar dokumentiert sind. Genau diese Verbindung prägt auch das ifV-Seminar Digitale Jahresabschlussprüfungen.

Der datenorientierte Prüfprozess im Rahmen der ISA

Eine digital vorliegende Buchungsdatei macht noch keine digitale Prüfung. Datenorientierung beginnt dort, wo strukturierte Daten einem Prüfungsrisiko, einer Aussage des Abschlusses und einer vorgesehenen Reaktion zugeordnet werden. Das in der Praxis verbreitete Fünf-Phasen-Modell verdichtet den risikoorientierten ISA-Prozess; die Nummerierung selbst ist kein eigenständiger ISA-Standard.
• Phase 0 – Auftragsannahme und Vorbereitung: Prüfungsgegenstand, Zuständigkeit, Unabhängigkeit, Ressourcen, Datenzugang und Auftragsbedingungen klären. Für kommunale Rechnungsprüfungen sind die gesetzlichen Zuständigkeiten und der konkrete Prüfungsauftrag maßgeblich; ISA 210 und ISA 220 können ergänzend Orientierung geben.
• Phase 1 – Verständnis und Risikoidentifikation: Verwaltung, Aufgaben, Rechnungswesen, IT-Landschaft, Prozesse und IKS verstehen. Datenanalysen unterstützen nach ISA 315 die Identifikation und Beurteilung von Risiken wesentlicher falscher Darstellungen.
• Phase 2 – Risikobewertung und Prüfungsstrategie: Risiken klassifizieren, Wesentlichkeit und Durchführungsmaterialität bestimmen und Art, Zeitpunkt und Umfang weiterer Prüfungshandlungen planen. Maßgeblich sind insbesondere ISA 300, ISA 320 und ISA 330.
• Phase 3 – Durchführung: Kontrollprüfungen und aussagebezogene Prüfungshandlungen ausführen. Dazu gehören analytische Prüfungshandlungen, Einzelfallprüfungen, Stichproben und datenbasierte Vollpopulationsanalysen; einschlägig sind vor allem ISA 330, ISA 500, ISA 520 und ISA 530.
• Phase 4 – Gesamtbeurteilung und Berichterstattung: Abweichungen würdigen, Prüfungsnachweise beurteilen und Prüfungsurteil sowie kommunalen Prüfungsbericht ableiten. International bildet ISA 700 den Bezugspunkt; kommunal gelten vorrangig Landes- und Ortsrecht.
• Phase 5 – Qualitätssicherung und Dokumentationsabschluss: Berichtskritik, Vollständigkeitskontrolle und Archivierung abschließen. Orientierung geben ISA 220 und ISA 230; Qualitätssicherung begleitet allerdings die gesamte Prüfung und ist nicht nur ein letzter Arbeitsschritt.
Der datenorientierte Prüfprozess verbindet damit Planung, Durchführung und Gesamtbeurteilung. Ein maschineller Alert ist noch keine Feststellung. Erst die fachliche Validierung mit Belegen, Kontrollen und Auskünften macht daraus verwertbare Evidenz und gegebenenfalls einen Abschlussfehler oder eine Kontrollschwäche.

Mehr prüfen ohne unkritisch zu automatisieren

Datenanalysen können den Prüfungsumfang deutlich erweitern. Gegenkonten, Buchungsarten, Beträge, Zeitpunkte, Benutzer, Freigaben und Stammdaten lassen sich über eine vollständige Grundgesamtheit auswerten. Wiederkehrende Berechnungen können standardisiert und bei Folgeprüfungen erneut ausgeführt werden. Das schafft Zeit für das, was menschliche Urteilskraft erfordert: Sachverhalte verstehen, Ursachen bewerten und belastbare Schlussfolgerungen ziehen.
Vollpopulationsanalysen ersetzen die Einzelfallprüfung dennoch nicht. Sie verbessern vor allem die Abdeckung und die Auswahl. Die Prüfung muss weiterhin klären, ob die Daten vollständig und richtig übernommen wurden, ob die verwendete Regel zum Prüfungsziel passt und ob die ausgewählten Fälle tatsächlich aussagekräftig sind.

Analysen und Prüfprogramme aus der kommunalen Praxis

Die kommunale Doppik verbindet allgemeine Rechnungslegungsfragen mit besonderen Aufgaben-, Finanzierungs- und Prozessstrukturen. Deshalb reicht es nicht, Standardanalysen aus der Privatwirtschaft unverändert zu übernehmen. Datenorientierte Prüfprogramme müssen auf kommunale Bilanzposten, Ertrags- und Aufwandsarten, Fachverfahren und Kontrollabläufe zugeschnitten werden.

1. Generelle Fehlerrisikoeinschätzung
   Bereits zu Beginn der Prüfung lassen sich Daten nutzen, um Umfang und Richtung weiterer Prüfungshandlungen zu bestimmen. Zeitreihen, Plan-Ist-Abweichungen, ungewöhnliche Saldenentwicklungen, Rundbeträge, seltene Buchungskombinationen oder starke Buchungskonzentrationen zum Jahresende zeigen, wo erhöhte Fehlerrisiken liegen können. Ziffernanalysen können auffällige Verteilungen sichtbar machen; sie liefern jedoch keine automatische Fehlerdiagnose, sondern einen Anlass
   für weitere Prüfung.

2. Prozesse und Kontrollen
   Prozessdaten zeigen nicht nur, was gebucht wurde, sondern wie ein Vorgang tatsächlich ablief. User-, Verlaufs-, Alters- und Schichtenanalysen können ungewöhnliche Bearbeitungsmuster, fehlende Funktionstrennung oder zeitliche Häufungen erkennen lassen. Process Mining rekonstruiert reale Prozessvarianten und macht etwa fehlende Freigaben, nachträgliche Bestellungen, wiederholte Rücksprünge oder Kontrollumgehungen sichtbar. Der Three-Way-Match verbindet Bestellung, Wareneingang beziehungsweise Leistungsnachweis und Rechnung. Abweichungen werden dadurch systematisch und über die gesamte Grundgesamtheit prüfbar.

3. Fachlich zugeschnittene Prüfprogramme
   Besonders wirksam sind Analysen, wenn sie als fachliche Prüfprogramme aufgebaut werden. Bei der Straßeninfrastruktur können Anlagenbestand, Zustandsdaten, Investitionen, Abschreibungen und Unterhaltungsaufwand miteinander abgeglichen werden. Bei Betriebs- und Geschäftsausstattung stehen Zugänge, Aktivierungsgrenzen, Nutzungsdauern, Inventardaten und Abgänge im Mittelpunkt. Forderungsanalysen verbinden Fälligkeit, Alter, Mahnstatus, Wertberichtigung und Zahlungseingang.
   Für SGB-Transfers sind unter anderem Leistungszeiträume, Fallkonstellationen, Zahlwege, Rückforderungen, Erstattungen und Empfängerkonzentrationen relevant. Bei Steuererträgen können Veranlagung, Sollstellung, Zahlung, Erlass, Niederschlagung und periodenrichtige Abgrenzung verknüpft werden. Die Stärke liegt jeweils in der fachlichen Kombination: Ein einzelnes Merkmal ist oft erklärbar; mehrere zusammenhängende Auffälligkeiten erhöhen dagegen die Prüfungsrelevanz.

4. Gegenkonten- und Buchungsmusteranalysen
   Gegenkontenanalysen machen sichtbar, welche Konten und Kontierungsmerkmale regelmäßig miteinander verbunden werden. Ungewöhnliche oder seltene Kombinationen können auf Fehlkontierungen, Umgehungen oder atypische Geschäftsvorfälle hinweisen. Ebenso relevant sind In-sich-Buchungen, bei denen Kostenstellen auf demselben Sachkonto umgebucht werden. Eine hohe Umbuchungsquote kann auf unklare Verantwortlichkeiten, fehleranfällige Verteilungen oder ineffiziente Nachbearbeitung hindeuten. Auch hier gilt: Auffälligkeit bedeutet Prüfbedarf, nicht automatisch Fehler.

5. Datengestützte Stichproben
   Nicht jede Aussage lässt sich durch eine Vollprüfung abdecken. Datenorientierung verbessert aber auch klassische Stichproben. Monetary Unit Sampling, Attributstichproben, Zufalls- oder systematische Auswahl und risikoorientierte Stichproben können transparent aus einer dokumentierten Grundgesamtheit gezogen werden. Wichtig sind ein klarer Prüfungszweck, die vollständige Population, reproduzierbare Auswahlparameter und die sachgerechte Auswertung festgestellter Abweichungen.

Der Assurance Pfad von der Technik zur prüferischen Evidenz

Ein belastbarer digitaler Prüfungsansatz beginnt nicht mit einer Liste verfügbarer Algorithmen, sondern mit dem Prüfungsziel. Für jede Analyse sollte feststehen: Welches Risiko wird adressiert? Welche Aussage des Jahresabschlusses ist betroffen? Welche Daten werden benötigt? Welche Regel oder Methode wird angewendet? Wie werden Treffer geklärt? Und welche Schlussfolgerung darf aus dem Ergebnis gezogen werden?
Damit entsteht ein elektronischer Prüfungsnachweis, der auch für Dritte nachvollziehbar bleibt. Dazu gehören mindestens Datenquelle und Stichtag, Import- und Qualitätskontrollen, Definition der Grundgesamtheit, Regelversion und Parameter, Trefferliste, Auswahl- und Klärungsschritte, Belegverweise, Würdigung sowie die abschließende Folgerung. Reproduzierbarkeit ist kein technischer Luxus, sondern Voraussetzung einer ordnungsmäßigen Prüfungsdokumentation.

Werkzeuge unterstützen die Prüfung und ersetzen nicht das Prüfungsurteil

IT-gestützte Prüfungsplattformen können den Assurance-Pfad unterstützen. Die AppSuite AT ist hierfür ein mögliches Praxisbeispiel: Sie verbindet Datenverträge, Regelprüfungen, Risikoindikatoren, Stichproben, Gegenkontenanalysen, Process Mining und Evidenzdokumentation in einem durchgängigen Arbeitsablauf. Typische Analysen betreffen Dubletten, manuelle Buchungen auf Systemkonten, Rundbeträge, Stornos, seltene Buchungskombinationen, Zahlungsverläufe, Benutzerkonstellationen und mögliche Funktionstrennungskonflikte. Das Seminar ist jedoch keine Produktschulung. Im Mittelpunkt stehen übertragbare Methoden, Modelle und Prüfungslogiken.
Die Rollen müssen dabei sauber getrennt bleiben: Die Jahresabschlussprüfung beurteilt den Abschluss. Ein unterjähriges Continuous Auditing überwacht ausgewählte Transaktionen und Kontrollen in kürzeren Zyklen. Verwaltungsprüfung untersucht Prozesse, Zweckmäßigkeit und Wirksamkeit. Haushaltsanalytik bewertet finanzielle Tragfähigkeit und Steuerungsrisiken. Gemeinsam ist ihnen die Logik Risiko – Kontrolle – Evidenz – Feststellung; ihre Prüfungsgegenstände und Urteile sind jedoch nicht austauschbar.
Auch Forensic Readiness ist ein sinnvoller Nebennutzen. Datenanalysen können Muster und Hinweise erzeugen, die eine vertiefte Untersuchung rechtfertigen. Sie entscheiden aber nicht über Betrug, Vorsatz, Schuld oder Strafbarkeit. Diese Grenze schützt sowohl die Qualität der Prüfung als auch die betroffenen Personen.

Praxisnaher Einstieg mit wiederverwendbaren Modellen

Der Einstieg muss nicht mit einer großen Softwareeinführung beginnen. Kleine Übungen, kommunale Praxisfälle und weiterverwendbare Modelle erleichtern den Transfer in die eigene Prüfung. Zweckmäßig ist ein gestufter Aufbau:
• Zunächst zwei bis vier klar abgegrenzte Prüfungsfragen mit hohem Wiederholungsnutzen auswählen.
• Datenanforderung, Felddefinitionen und Vollständigkeitskontrollen verbindlich dokumentieren.
• Prüfregeln mit fachlich erwarteten Ergebnissen und Grenzfällen testen.
• Trefferworkflow, Verantwortlichkeiten und Nachweisführung in der Prüfungsakte festlegen.
• Ergebnisse der ersten Prüfungen auswerten und geeignete Analysen standardisieren.
Excel-basierte Modelle eignen sich häufig für nachvollziehbare, übergebbare Einstiegs- und Schulungslösungen. Python- oder datenbankgestützte Anwendungen bieten Vorteile bei großen Datenmengen, Automatisierung und wiederkehrenden Prüfungen. Entscheidend ist nicht die Plattform, sondern ein gemeinsamer Datenvertrag, dokumentierte Regeln und ein konsistentes Evidenzmodell. Die im Seminar eingesetzten Beispiele und Modelle sind deshalb so angelegt, dass sie anschließend in der eigenen Prüfungspraxis weiterentwickelt werden können.

Vom Seminar in die kommunale Prüfungspraxis

Datenorientierte Jahresabschlussprüfung bedeutet nicht, die Prüfung an Algorithmen abzugeben. Sie nutzt vorhandene Daten systematisch für bessere Prüfungsentscheidungen. Vollständige Bestände können schneller untersucht, Anomalien sichtbar gemacht, Kontrollen datenbasiert beurteilt und Stichproben reproduzierbar gezogen werden. Die gewonnene Effizienz schafft Raum für fachliche Klärung und Urteilskraft.
Das ifV-Seminar richtet sich an Jahresabschlussprüferinnen und Jahresabschlussprüfer aus der Rechnungsprüfung, die Datenanalysen selbst in ihre Prüfungshandlungen integrieren wollen. Es führt vom datenorientierten Prüfprozess und der generellen Fehlerrisikoeinschätzung über Prozess- und Kontrollprüfungen zu fachlichen Prüfprogrammen für Straßeninfrastruktur, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Forderungen, SGB-Transfers und Steuererträge. Hinzu kommen datengestützte Stichproben, User-, Verlaufs-, Alters- und Schichtenanalysen, Gegenkontenanalysen und die abschließende Gesamtbeurteilung auf Datenbasis.
Der Nutzen entsteht durch die Verbindung von Methode und Anwendung: Die Teilnehmenden bearbeiten kommunale Fälle, diskutieren Einsatzzwecke und Grenzen und erhalten Modelle zur weiteren Verwendung.