Fortbildung – Eine Oase der Ruhe im Sturm des Alltagsgeschäfts?

Ein Vormittag Fortbildung, dazwischen zwei Rückrufe, eine Unterschriftenmappe und die kurze Frage aus dem Nachbarbüro. Am Abend bleibt der Eindruck, irgendwie dabei gewesen zu sein, ohne sagen zu können, was eigentlich hängen geblieben ist. Das liegt manchmal nicht am Thema oder an der Dozentin oder dem Dozenten.

Lernen braucht Aufmerksamkeit am Stück

Fachliche Inhalte, die über reines Faktenwissen hinausgehen, erschließen sich über Zusammenhänge. Wer bei einer Fallbesprechung aussteigt, um eine Mail zu beantworten, steigt nicht an derselben Stelle wieder ein. Die Information ist vielleicht nachzulesen, der gedankliche Faden dazwischen aber verloren.

Nach unserer Erfahrung aus Seminaren kostet jeder Ausstieg mehr als die reine Unterbrechungszeit. Es braucht einen Anlauf, bis die Konzentration wieder dort ist, wo sie war. Bei drei Unterbrechungen am Vormittag summiert sich das auf einen erheblichen Teil der Veranstaltung, ohne dass es im Protokoll der eigenen Arbeitszeit auftaucht.

Präsenzseminare: Der Ortswechsel erledigt einen Teil der Arbeit

Ein Seminarort außerhalb der Dienststelle schafft eine physische Barriere. Niemand klopft an die Tür, kein Stapel wächst im Blickfeld. Diese Wirkung entfaltet sich allerdings erst dann vollständig, wenn auch das Diensthandy ruht.

Die Praxis sieht häufig anders aus: Das Telefon liegt auf dem Tisch, die Mails laufen im Hintergrund weiter, in der Mittagspause wird der Posteingang abgearbeitet. Der Körper ist im Seminarraum, die Aufmerksamkeit pendelt. Hilfreich ist eine klare Absprache im Team, wer in dieser Zeit Vertretung übernimmt und welche Ereignisse tatsächlich einen Anruf rechtfertigen. Je konkreter diese Grenze vorab gezogen wird, desto seltener wird sie getestet.

Online: Der Arbeitsplatz bleibt der Arbeitsplatz

Bei Webinaren fällt die räumliche Trennung weg. Wer am gewohnten Schreibtisch sitzt, ist für Kolleginnen und Kollegen optisch verfügbar, und genau so wird es auch wahrgenommen. Ein Bildschirm mit Videokonferenz signalisiert im Flurbild nicht dasselbe wie ein leerer Stuhl.

Was sich bewährt hat: Die Rufumleitung einrichten, bevor die Veranstaltung beginnt. Den Kalender für den gesamten Zeitraum blocken, inklusive Pausen, und als Abwesenheit kennzeichnen. Ein Hinweis an der Bürotür kostet eine Minute. Wo die Räumlichkeiten es zulassen, ist ein Besprechungsraum die sauberere Lösung, weil er auch für Dritte sichtbar macht, dass hier gerade etwas anderes stattfindet.

Homeoffice ist für Online-Fortbildungen eine naheliegende Variante, sofern die dienstliche Regelung der Behörde das vorsieht und die technischen Voraussetzungen stimmen. Geklärt sein sollte vorab, ob die genutzte Plattform über den Dienstrechner erreichbar ist und ob Kamera und Ton funktionieren. Ein Techniktest am Vortag erspart die Viertelstunde Suchen zu Beginn. Dadurch wird der Stresspegel reduziert und die notwendige Ruhe für den Bildungsprozess wird geschaffen.

Was sich dadurch ändert

Teilnehmende, die durchgängig anwesend sind, stellen Rückfragen. Sie bringen eigene Fälle ein, und sie nehmen Lösungen mit, die auf ihre Dienststelle passen. Das ist der Unterschied zwischen einer Fortbildung, die im Nachgang zu einer veränderten Arbeitsweise führt, und einer Teilnahmebescheinigung in der Personalakte.

Allerdings ist einiges zu beachten

Vollständige Abschottung lässt sich im Verwaltungsalltag nicht in jedem Bereich herstellen. In Dienststellen mit Rufbereitschaft, in Krisenstäben oder bei fristgebundenen Verfahren kann die Erreichbarkeit dienstlich erforderlich bleiben. Dann geht es eher darum, die Unterbrechungen auf ein definiertes Fenster zu begrenzen, etwa auf die Pausenzeiten.

Hinzu kommt: Ungestörtheit ist keine rein individuelle Entscheidung. Wenn die Führungskraft am Seminartag selbst anruft, steht die Botschaft im Raum, dass die Fortbildung nachrangig ist. Die Verabredung darüber gehört in das Gespräch vor der Anmeldung.

… im ifV

Im ifV ist uns wichtig, dass wir bestmögliche Lernbedingungen schaffen. Dazu gehört auch eine Reduzierung von Störungs- und Geräuschquellen, die nicht immer zu vermeiden sind, wie bei Baustellen oder Grünflächenpflegearbeiten vor dem Gebäude. Die Tatsache, dass der Mobilfunkempfang in den Räumen des ifV eher schlecht ist, ist aber nicht beabsichtigt, sondern liegt an der Bauweise des Wissenschaftsparks – es gibt aber ein zugängliches W-Lan-Netz.

Verlassen können Sie Sich darauf, dass es von Außen keine vermeidbaren Störungen gibt, auch wenn es einmal stressbeladen zugeht. Es hat das ifV immer auch ausgemacht, dass in den stressigsten Situationen die größte Stille herrscht.

Bei Online-Seminaren habe wir als ifV nur bedingt Einfluss, hier müssen die Teilnehmenden und vor allem deren direkte Vorgesetzte die geeigneten Bedingungen schaffen. In umfänglicheren Online-Kursen wenden wir uns mit einem Schreiben an die direkten Vorsetzten mit dem Hinweis und der Bitte, günstige Bedingungen zu schaffen, insbesondere in Form von ausreichender Freistellung für die Fortbildung.