Haushalt und Finanzen
In vielen Kommunalverwaltungen gilt das Steuerrecht nach wie vor als reine Angelegenheit der Kämmerei bzw. des Fachbereichs Finanzen. Doch steuerliche Verfehlungen landen im Ernstfall direkt auf dem Schreibtisch der Verwaltungsspitze. Die Finanzämter prüfen kommunale Körperschaften inzwischen mit derselben Konsequenz wie gewerbliche Unternehmen.
Verfahrensrechtlich vertritt der Hauptverwaltungsbeamte die Kommune nach außen. Damit treffen die Verwaltungsspitze originär sämtliche Pflichten eines gesetzlichen Vertreters nach der Abgabenordnung. Dazu zählen die vollständige und termingerechte Steuererklärung sowie lückenlose Nachweise über alle steuerbaren Vorgänge. Zwar lassen sich diese operativen Aufgaben auf einzelne Fachbereiche delegieren. Aus dieser Delegation erwächst jedoch unmittelbar eine strenge Aufsichts-, Organisations- und Kontrollpflicht der Amtsleitung.
Genau hier liegt die größte Schwachstelle in der Praxis. Steuerlich relevante Sachverhalte entstehen fast nie in der Kämmerei selbst. Sie entstehen dezentral im Bauamt, im Liegenschaftsbereich, im Schulverwaltungsamt oder bei der Vergabe von Kultur- und Sportstätten. Ob eine Hallenüberlassung umsatzsteuerpflichtig ist, ein Sponsoringvertrag Vorsteuerfragen aufwirft oder ein Baubetriebshof ertragsteuerlich als Betrieb gewerblicher Art eingestuft werden muss, entscheidet sich an der Basis.
Wenn die Sachbearbeiter vor Ort steuerliche Tatbestände mangels Grundlagenwissen übersehen, fehlen diese Daten in der Steuererklärung. Die Kämmerei kann solche Vorgänge nachträglich kaum heilen. Ohne steuerlich geschulte Mitarbeiter in den Fachämtern läuft jede behördliche Kontrollstruktur ins Leere. Eine steuerliche Grundqualifikation in den Fachbereichen ist das wirksamste Fundament, um Haftungsrisiken an der Wurzel abzufedern.
Das Bundesministerium der Finanzen hat in seinem Erlass zum AEAO zu § 153 AO klargestellt, dass ein wirksames innerbetriebliches Kontrollsystem ein starkes Indiz gegen Vorsatz oder Leichtfertigkeit darstellt. Es hilft dabei, Korrekturen als schlichte Berichtigung einzuordnen. Eine strukturierte Organisation federt persönliche Haftungsrisiken ab und spart bei Betriebsprüfungen erfahrungsgemäß etliche Wochen an mühsamer Aufklärungsarbeit.
Allerdings schützt ein formales Handbuch die Verwaltungsleitung nur, wenn die Prozesse in den Ämtern tatsächlich gelebt werden. Fehlt es den Sachbearbeitern an einer steuerlichen Grundqualifikation, werden Meldeketten ignoriert und Verträge ohne Prüfung gezeichnet. Die Verwaltungsspitze trägt in diesem Fall das volle Risiko eines persönlichen Organisationsverschuldens ungemindert weiter.
Wie lassen sich verbindliche Meldeketten zwischen Fachämtern und Kämmerei einrichten, ohne die tägliche Sachbearbeitung zu blockieren?
Welche Kriterien geben den Sachbearbeitern vor Ort verlässliche Leitplanken an die Hand, um steuerbare Einnahmen und Vorsteuerabzugspotenziale frühzeitig zu erkennen?
Diesen Fragen gehen wir im Seminar „Steuerbuchhalter kommunal“ konkret nach.