Haushalt und Finanzen
Wer im Kulturbereich Kennzahlen vorschlägt, hört häufig den Einwand, Kultur entziehe sich der Messung. Das stimmt für den künstlerischen Kern. Für die Steuerung einer Musikschule, einer Stadtbibliothek oder eines Museums gilt es nicht: Dort werden Unterrichtseinheiten geplant, Medienbestände erneuert, Ausstellungen kalkuliert, und all das kostet Geld aus dem Teilergebnisplan. Die Frage ist also, welche Größen überhaupt etwas über die beabsichtigte Entwicklung aussagen.
Dabei geht es weniger darum, die abschließenden Evaluationskriterien für gute Kulturarbeit zu entwerfen – das wäre der Auftaktpunkt einer nicht enden wollenden Diskussion. Es geht eher darum, die Argumente, welche von Kulturverantwortlichen zur Legitimation ihrer Leistungserbringung vorgebracht werden, zu erfassen und mit Messgrößen greifbarer zu machen; ohne den Anspruch, das Phänomen allumfassend zu umreißen. Controlling hat zunächst vor allem die Aufgabe, den Spiegel vorzuhalten, die Verantwortungsbereiche an ihrem selbst gesetzten Maßstab zu reflektieren.
Der Ausgangspunkt ist die Produktstrategie
Eine Produktstrategie beschreibt, wie sich ein Produkt in den kommenden Jahren entwickeln soll oder voraussichtlich entwickeln wird. Sie wird verbal formuliert und durch Kennzahlen gestützt. Steuerungsrelevant sind dabei vor allem diejenigen Größen, die sich verändern sollen. Eine Zahl, die seit zehn Jahren konstant ist und konstant bleiben wird, gehört in die Statistik, kaum aber in den politischen Beschluss.
Zur Zielformulierung genügt im Alltag die bekannte Faustregel: spezifisch, messbar, herausfordernd, erreichbar, terminiert. Ist ein Ziel in dieser Schärfe formuliert, liegt die Kennzahl meist schon fest. Der zweite Grundsatz ist weniger populär: Die Daten müssen jährlich erhoben werden, deshalb lohnt eine Definition, die mit vertretbarem Aufwand aus vorhandenen Systemen zu bedienen ist.
Zwei Strategien, zwei Kennzahlensets: das Archiv
Ein Stadtarchiv kann sich vornehmen, seine Bestände zu digitalisieren und digital zugänglich zu machen. Dann interessieren der Anteil der digital erfassten und abrufbaren Dokumente, die Initialisierungskosten der Digitalisierung in Euro und die Zahl der digitalen Abrufe. Die Gesamtzahl der Abrufe läuft als Rahmengröße mit.
Ein Archiv mit anderer Ausrichtung öffnet sich stärker dem Publikum vor Ort: Veranstaltungen, Führungen, Ausstellungen im Lesesaal. Hier sind Besucherzahlen und die Zahl der Events die aussagekräftigen Größen, während die Digitalisierungsquote nachrangig bleibt. Beide Male geht es um dasselbe Produkt mit demselben Personal. Die Kennzahlensets überschneiden sich kaum.
Musikschule: dieselbe Einrichtung, andere Fragen
Noch deutlicher wird der Unterschied bei der Musikschule. Eine Strategie, die auf Breite und Qualität der instrumentalen Ausbildung zielt, arbeitet mit dem Umfang der Warteliste, dem Anteil der Unterrichtseinheiten im Einzelunterricht und der Zahl der Teilnehmenden bei „Jugend musiziert“. Die Warteliste ist dabei eine Nachfragekennzahl, die ein Kapazitätsproblem sichtbar macht.
Eine Strategie, die kulturelle Teilhabe in den Vordergrund stellt, braucht andere Größen: Zahl und Anteil der Musikschülerinnen und Musikschüler mit Migrationshintergrund, gesondert in der Früherziehung, dazu die Abbrecherquote und der Zuschussbedarf je Unterrichtseinheit. Die Abbrecherquote ist hier besonders heikel in der Definition. Wird ein Wechsel vom Gruppen- in den Einzelunterricht als Abbruch gezählt? Zählt ein Austritt nach Ablauf eines regulären Kursjahres? Ohne schriftlich fixierte Zählregel sind die Werte zweier Jahre nicht vergleichbar.
Gemeinsam ist beiden Varianten lediglich die Basis: Zahl der Schülerinnen und Schüler und Zahl der Unterrichtseinheiten. Alles Weitere folgt der politischen Richtungsentscheidung.
Kennzahlen nach Zieldimensionen sortieren
Für den Entwurf eines Kennzahlensets hat sich die Gliederung nach Zieldimensionen bewährt: Input (Ressourcen), Output (Produkte), Prozesse, Wirkungen und Wirtschaftlichkeit. Am Beispiel der Stadtbibliothek:
Input: Daten aus Teilergebnis- und Teilfinanzplan, Krankenstand der Kostenstelle in Prozent oder Tagen je Jahr, Fortbildungstage je Stelle, Projektarbeitstage, gespendete Medien.
Output: Bestände nach Kinderbüchern, Literatur, Fachbüchern, Film-DVDs, Hörbüchern und Lernprogrammen, Internetzugang in Rechnerstunden oder Benutzerplätzen, Öffnungsstunden je Woche, Zahl der Lesungen, Führungen und Fernleihen.
Prozesse: Dauer von Bestellvorgängen in Tagen, Bereitstellung von Bestsellern innerhalb einer definierten Frist, Wartezeiten am Schalter, Zahl der Vormerkungen, Zahl erfolgloser Anfragen.
Wirkungen: Ausleihen von Kindern zwischen 6 und 14 Jahren, Ausleihen von Erwachsenen mit sozialer Ermäßigung, Besucherzahlen.
Wirtschaftlichkeit: Aufwand oder Zuschuss je Ausleihvorgang, bei Bedarf gegliedert nach Medienarten.
Die Prozesskennzahlen zeigen, warum Schwellenwerte vorab geklärt sein wollen. Wird in der Bibliothek die Bestsellerbereitstellung mit „innerhalb von drei Wochen“ definiert, gilt: Lieferungen unterhalb von drei Wochen erfüllen das Ziel, jede spätere Bereitstellung als Verfehlung.
Wirkungen bei Kulturveranstaltungen
Bei Veranstaltungen fällt die Wirkungsdimension am schwersten. Neben Zuschauerzahlen nach Einzelveranstaltungen, Festivals und Reihen sowie dem Anteil der Mehrfachbesucherinnen und -besucher als Ausmaß der kulturellen Betätigung kommen Indikatoren in Betracht, die mit der eigentlichen Zielgröße lediglich korreliert sind. Für Image- und Werbeeffekte eignet sich die Zahl der Veröffentlichungen, gegliedert nach Artikeln und Beiträgen in Rundfunk und Fernsehen sowie nach lokaler, regionaler und überregionaler Reichweite. Für das „Wir-Gefühl“ einer Stadt lässt sich die Zahl der Mitglieder in kulturellen Vereinigungen heranziehen, hier wird die Abgrenzung aber schon weicher.
Beide Größen sind angreifbar, und sie sollten auch angreifbar diskutiert werden. Eine einzelne Kennzahl trägt selten eine Aussage. Im Verbund mit Auslastungsquote, Absagequote und Zuschussbedarf je Besucher:in entsteht ein Bild, über das sich im Kulturausschuss sinnvoll streiten lässt.
Was daraus folgt
Ein Kennzahlenset lässt sich nicht aus einem Musterkatalog abschreiben. Der Katalog hilft beim Sammeln, die Auswahl trifft die Fachabteilung gemeinsam mit der Kämmerei und der Politik, und zwar entlang der Frage, welche Entwicklung in den nächsten Jahren angestoßen werden soll.