Wer kann was beeinflussen? Kostenverantwortung und Risikoverteilung bei Gebäudekosten richtig zuschneiden

Wer ein Budget verantworten soll, braucht Hebel. Dieser Satz klingt banal, wird in der kommunalen Budgetierung aber regelmäßig übergangen, sobald Gebäudekosten auf Produkte verteilt werden. Dann landen Energie, Instandhaltung und Abschreibungen rechnerisch sauber bei den Fachbereichen, ohne dass dort irgendjemand den Verbrauch, den Preis oder den Gebäudezustand steuern könnte. Das Ergebnis ist ein Budget, das zwar vollständig aussieht, aber keine Verhaltenswirkung entfaltet.

Die Grundfrage: Wer kann wirksame Kostenverantwortung wahrnehmen?

Vor jeder Entscheidung über Direktzurechnung, Sammelnachweis oder interne Leistungsverrechnung steht die Frage, wer über die jeweilige Kostenposition tatsächlich disponieren kann. Die Antwort fällt für die einzelnen Bestandteile der Gebäudebewirtschaftung unterschiedlich aus.

Zu prüfen sind unter anderem:

• das Ausmaß der Gebäudenutzung, also Fläche, Belegungsdichte und Nutzungszeiten,
• die Höhe der Nebenkosten,
• der Verbrauch weiterer Materialien und Dienstleistungen,
• Schadensfälle und ihre Verursachung,
• die Zusammensetzung des Liegenschaftsportfolios, also Bestand, Zukauf, Abgang.

Schon diese Aufzählung zeigt das Gefälle. Über das Portfolio entscheidet in aller Regel die Verwaltungsspitze gemeinsam mit dem Rat, nicht die nutzende Organisationseinheit. Über die Belegungsdichte eines Dienstgebäudes entscheidet dagegen häufig der Fachbereich selbst. Dazwischen liegen Positionen, bei denen sich Einflussmöglichkeiten überlagern. Genau diese Mischfälle machen die Budgetierung anspruchsvoll.

Nebenkosten als analytisches Raster

Die Nebenkosten eignen sich gut, um die Methodik vorzuführen, weil sie sich in Faktoren zerlegen lassen, deren Beeinflussbarkeit auseinanderfällt:

• Energiepreise: keine dezentrale Einflussmöglichkeit. Beschaffung, Vertragslaufzeiten und Marktentwicklung liegen außerhalb der Reichweite nutzender Bereiche.
• Witterung: keine dezentrale Einflussmöglichkeit. Heizgradtage sind exogen.
• Verhaltenseffekte: starke dezentrale Einflussmöglichkeit. Lüftungsverhalten, Raumtemperaturen, Beleuchtung, Gerätelaufzeiten.
• Technische Gesamtkonstellation der Liegenschaften: geringe dezentrale Einflussmöglichkeit. Dämmstandard, Anlagentechnik und Regelungsgüte bestimmen den Grundverbrauch.
• Flächennutzung: gegebenenfalls dezentrale Einflussmöglichkeit, abhängig davon, ob der Bereich Flächen abgeben oder verdichten darf.

Wer dieses Raster auf die eigene Kommune anwendet, erhält eine Landkarte der Verantwortungszuschnitte. Die beiden ersten Faktoren gehören in die zentrale Verantwortung, der dritte in die dezentrale. Der vierte Faktor ist eine Investitionsfrage und damit beim Eigentümer angesiedelt. Der fünfte hängt davon ab, wie die Flächenvergabe organisiert ist; in Modellen mit echter Flächenrückgabeoption wird er dezentral steuerbar, in starren Zuweisungsmodellen bleibt er zentral.

Die Zuordnung ist keine reine Rechenfrage. Sie setzt voraus, dass Verbrauchsdaten überhaupt gebäude- und nutzungseinheitenscharf vorliegen. Fehlende Unterzählung ist in der Praxis häufig der eigentliche Engpass, nicht die konzeptionelle Zuordnung.

Risikoabbildung bei Nebenkosten

Aus dem Raster folgt ein Vorschlag für die Verrechnung. Den Produkten werden der Mietzins sowie die Nebenkosten einschließlich systematischer Verhaltensabweichungen zugerechnet. Unsystematische Abweichungen verbleiben im zentralen Produkt „Zentrales GM“. Technisch kann die Zurechnung über eine Kostenstelle laufen, die dem Produkt vorgelagert ist.

Hinter der Unterscheidung steht eine einfache Überlegung. Eine Abweichung, die auf dauerhaft höhere Raumtemperaturen oder auf eine veränderte Nutzungsintensität zurückgeht, ist dem Nutzer zurechenbar und soll dort sichtbar werden. Eine Abweichung, die aus einem kalten Winter oder einem Preissprung am Energiemarkt resultiert, trifft den dezentralen Bereich zufällig und würde dort nur Rauschen erzeugen.

Die Abgrenzung zwischen systematisch und unsystematisch ist der kritische Punkt des Modells. Sie lässt sich über Witterungsbereinigung und Preisindizierung operationalisieren, verlangt aber eine vorab vereinbarte Regel. Wird die Regel erst nach Vorliegen der Jahresdaten festgelegt, entsteht Verhandlungsspielraum, der das Steuerungssignal entwertet. Sinnvoll ist, die Bereinigungsmethodik in der Dienstanweisung zur internen Leistungsverrechnung zu fixieren und für mehrere Haushaltsjahre stabil zu halten.

Ob die Verrechnung zu Istkosten, zu geplanten Durchschnittskosten oder zu marktüblichen Mieten erfolgt, ist eine davon getrennte Entscheidung über das interne Preismodell. Sie beeinflusst, welcher Teil des Mengen- und Preisrisikos beim Nutzer ankommt, ändert aber nichts an der vorgelagerten Frage der Beeinflussbarkeit. Die haushaltsrechtliche Einbettung regelt § 16 KomHVO NRW: Interne Leistungsbeziehungen, die in den Teilplänen zum Nachweis des vollständigen Ressourcenverbrauchs erfasst werden, sind dem Jahresergebnis des Teilergebnisplans und der Teilergebnisrechnung hinzuzurechnen und müssen sich im Ergebnisplan insgesamt ausgleichen.

Risikoabbildung bei Schadensfällen

Schadensfälle folgen einer anderen Logik. Sie treten selten auf, streuen stark und können ein einzelnes Produktbudget in einem Jahr sprengen, ohne dass der betroffene Bereich mehr oder weniger sorgfältig gearbeitet hätte als im Vorjahr.

Der Vorschlag lautet deshalb: Der Aufwand für Schäden wird über ein zentrales Budget abgewickelt. Auf die Produkte verrechnet wird eine kalkulatorische Größe nach Art einer Versicherungsprämie. Die Produkte tragen damit den Erwartungswert ihres Schadensrisikos, die Streuung trägt die zentrale Stelle. Das entspricht der Funktionsweise einer Eigenversicherung innerhalb der Verwaltung.

Interessant wird das Modell, wenn die Prämie differenziert wird. Prämiensätze, die sich an der Schadenshistorie einer Liegenschaft oder einer Nutzungsart orientieren, erzeugen einen Anreiz zur Schadensvermeidung dort, wo er wirkt. Eine über alle Produkte gleich verteilte Prämie erzeugt diesen Anreiz nicht; sie bildet lediglich die Kostenlast ab. Welche Variante angemessen ist, hängt davon ab, wie groß der tatsächliche Verhaltensspielraum der Nutzer:innen bei der Schadensentstehung ist.

Übertragung auf andere Querschnittskosten

Das Vorgehen lässt sich lösen vom Gebäude. Jede Querschnittsleistung mit Mischcharakter aus exogenen Preisen, technischer Grundausstattung und Nutzerverhalten kann nach demselben Muster zerlegt werden. Für IT-Arbeitsplätze trifft das auf Lizenzkosten, Gerätestandards und Supportanfragen zu, für den Fuhrpark auf Kraftstoffpreise, Fahrzeugtypen und Fahrverhalten, für die Reinigung auf Tarifentwicklung, Raumart und Verschmutzungsgrad.

Die Prüfreihenfolge bleibt gleich: Kostenfaktoren trennen, Beeinflussbarkeit je Faktor bestimmen, zurechenbare Anteile verrechnen, Streuung zentral halten. Wo diese Reihenfolge eingehalten wird, lässt sich im Nachhinein begründen, warum eine Position im Teilplan eines Fachbereichs auftaucht.

Offene Anschlussfragen

• Nach welcher Regel grenzen Sie in Ihrem Haus systematische von unsystematischen Verbrauchsabweichungen ab, und wer entscheidet im Streitfall zwischen Gebäudemanagement und Fachbereich über die Einordnung?
• Welche Datenbasis bräuchten Sie, um Schadensprämien liegenschafts- oder nutzungsdifferenziert zu kalkulieren, und rechtfertigt der erwartete Steuerungseffekt diesen Erhebungsaufwand?
• Wie gehen Sie mit Fachbereichen um, denen Nebenkostenverantwortung zugerechnet wird, die ihre Flächen aber weder reduzieren noch tauschen dürfen?