Prüfen mit Datenanalysen: Die Gegenkontenanalyse als wichtigstes digitales Prüfungsinstrument

Bei der Gegenkontenanalyse wird die Buchungs­systematik im Hauptbuch daraufhin untersucht, welche Konto-Gegenkonto-Kombinationen in welcher Häufigkeit und zu welchen Beträgen auftreten. Ziel ist es, ungewöhnliche oder risikobehaftete Kontenkombinationen sichtbar zu machen (z. B. z.B. “Abschreibungen an Kreditor”), um Hinweise auf Fehler, Steuerungsdefizite oder Manipulation zu finden. Sie gilt in der Praxis als einer der effizientesten Einstiege in JET-Analysen, weil sie schnell ein Bild über „normale“ vs. „abweichende“ Buchungssätze liefert.

Durch die Massendatenanalyse von Buchungssätzen nach bestimmten Mustern (z.B. “Debitor an Steuerertragskonto”, “Transferaufwand an Kreditor”), können auffällige oder unzulässige Abweichungen schnell identifiziert und vertiefend geprüft werden. In Kombination mit einer Nutzer-Analyse können zudem unberechtigte Nutzer erkannt und hinterfragt werden. Ein weiterer Nutzen wird darin gesehen, dass diese Technik automationsfähig ist und damit ohne nennenswerten Zusatzaufwand häufig wiederholt werden kann – bis hin zu täglichen Kassen- und FiBu-Prüfungen im Sinne der dauernden Überwachung gemäß § 104 Abs 1 Nr. 1 und 2 GO. Wie man das macht, wird im Seminar besprochen und mit Praxisbeispielen erläutert. Technische Basis ist Excel®.

Inhalte

• Was genau ist eine Gegenkontenanalyse?
• Die Gegenkontenanalyse im Rahmen von JET-Analysen
• Felderauswahl und Datenaufbereitung
• Datenbereinigungen und Mapping
• Häufigkeits- und Betragsmatrix erstellen
• Red Flags (Risikoregeln und Warnhinweise)
• Selektion und Risikobewertung
• Belegnachweise
• Folgeprüfungen: Belegketten, Genehmigungen, Vertrags- oder Leistungsnachweise, Abstimmung mit Prozesskenntnissen (Wer durfte das buchen? Welche Kontrollen haben (nicht) gegriffen?)
• Prüfungsergebnisse und “false Positives”
• Praxisbeispiele und kleine Übungen